Современное делопроизводство

Актуальность этого вопроса никто не станет отрицать. Современные облачные сервисы, например https://documenterra.ru - позволяют вам экономить большие средства, работать эффективно. Чтобы убедиться в этом, вы можете попробовать бесплатно - в тестовом режиме. Наша статья сегодня именно об этом.

Технические моменты

Переход на облачное делопроизводство (также известное как Электронный документооборот - ЭДО + DMS) — это стратегическое решение, которое требует понимания, как преимуществ, так и потенциальных рисков.

Сейчас мы постараемся отметить все нюансы, связанные с документацией в облаке, и отметим ключевые требования при выборе такого сервиса.
Нюансы современного делопроизводства в облаке

Юридическая значимость и электронная подпись

Документы в облаке имеют юридическую силу только при условии их подписания соответствующей Электронной Подписью (ЭП), а также при соблюдении внутренних регламентов компании и требований законодательства (например, 63-ФЗ в РФ).

Сервис должен поддерживать работу с квалифицированной (КЭП) и/или неквалифицированной (НЭП) электронной подписью. Важно, чтобы он обеспечивал механизм проверки подлинности и целостности электронного документа.

Информационная безопасность и конфиденциальность

Вы доверяете свои данные провайдеру, и риск доступа к ним третьих лиц (хоть и минимизирован) всегда существует. Поэтому шифрование - необходимое требование. Все передаваемые и хранящиеся данные должны быть зашифрованы.

Наличие гибкой системы разграничения прав доступа (кто может просматривать, редактировать, подписывать). При этом сервис должен вести подробный протокол действий (аудит) с документами (кто, когда, что сделал).

Регулярное создание резервных копий (бэкапов) и план аварийного восстановления.

Соответствие стандартам - наличие у провайдера сертификатов безопасности (например, ISO 27001 или SOC 2).

Долговременное хранение и архивация

Электронные документы, особенно те, что имеют длительный срок хранения (более 5-10 лет), должны периодически преобразовываться в актуальные форматы и переноситься на новые носители, чтобы обеспечить их читаемость и целостность.

Сервис должен иметь функционал электронного архива, который обеспечивает:

• Контроль целостности и подлинности.
• Хранение документа вместе с его метаданными (датой, номером, информацией о доступе).
• Возможность миграции на новые форматы.

Гибкость и масштабируемость

В отличие от стационарного ПО, облако позволяет легко адаптироваться к росту компании или сезонным нагрузкам (например, во время аудита).

Сервис должен предлагать гибкие тарифы и возможность оперативно наращивать или уменьшать объем хранилища, а также количество пользователей, без необходимости закупки дорогостоящего оборудования.

Практические рекомендации

Проведите аудит существующего делопроизводства: какие документы используются, какие маршруты согласования, сколько людей участвует, сколько документов генерируется и хранится.

Определите требования безопасности и регламенты. Учитывайте законодательство вашей страны и требования к защите данных.

Выделите функции, без которых не можете обойтись (workflow, подпись, интеграции, поиск, архивация) и те, которые могут быть «желательными».

Попросите показать систему в деле, где можно пройтись по рабочим сценариям: согласование, хранение, поиск, отчетность.

Проверьте SLA и бэкапы - убедитесь, что провайдер гарантирует нужную доступность и регулярно делает резервные копии.

Если у вас уже есть документация в электронном виде (на дисках, в других системах), разработайте план переноса в облако.

Даже самая удобная система требует времени на обучение и адаптацию сотрудников - проведите тренинги, подготовьте инструкции.

Определите ответственных за делопроизводство, согласования, хранение — кто отвечает за что. Это может быть отдельный сотрудник или команда. Внутренний контроль - важный момент!

После внедрения регулярно анализируйте, как система используется, где замедления, что можно оптимизировать, какие отчёты нужны руководству.

Подведем итоги

Современные компьютерные технологии предлагают много различных и эффективных сервисов, многих отпугивает кажущаяся сложность. Но выгоды такой работы, в сравнении с устаревшими "традиционными" способами, более чем очевидны. Кто раньше приходит к этому, тот получает безусловное преимущество.

Удачи вам!

***