В какой последовательности всё надо делать?

Если речь идет о проведении банкета, например это свадьба, юбилей, корпоратив, выпускной, день рождения или подобное, то лучше действовать не хаотично, а поэтапно.

Организация такого мероприятия вещь непростая и лучше начать её... Да, необходима аренда зала для банкета, и большую часть всех забот на себя примут профессионалы. А эти заботы - о них мы и поговорим далее.

Определить концепцию

С самого начала необходимо четко понимать несколько моментов: какой повод, какая дата? Сколько планируется гостей? Какой в среднем бюджет? Какой формат? Он может быть официальным или семейным, молодежным или тематическим, или вообще VIP-уровень.

Ответы на эти вопросы и определяют все дальнейшие решения.

Составить предварительный список гостей

Второй этап - это необходимо сделать заранее: сколько будет взрослых и детей, будут ли иностранцы, есть ли люди с особыми требованиями по питанию (аллергии, религиозные ограничения, веганы)... Все это напрямую влияет на размер зала, на количество столов, меню и конечную стоимость.

Банкетный зал

В нем важна вместимость, расположение, удобство подъезда и наличие парковки. Интерьер и кондиционирование, наличие сцены и места для танцев, место для музыкантов (если такие предполагаются). Конечно гардероб и санузлы и прочие мелочи...

Как правило, необходимо оставить заявку, затем все согласовывается и вы можете просмотреть зал и оговорить все нюансы на месте, когда все оговорено и подтверждено, начинается подготовка к мероприятию.

Меню

Разрабатывают и рассчитывают меню обычно профессионалы, человеку со стороны нужно знать лишь общие сведения. Например:

• Холодные закуски 5–8 видов
• Горячие закуски 1–2 вида
• Основное блюдо 1–2 варианта
• Салаты 2–4 вида

Напитки

• вода
• сок
• лимонад
• чай
• кофе
• алкоголь

Десерт

• торт
• пирожные
• фруктовая тарелка

Пригласить ведущего

Не стоит путать персонального менеджера с ведущим - у них разные задачи. С ведущим заранее обсуждают стиль мероприятия, музыкальное сопровождение, учитываются традиции и возраст гостей, особенности юмора или конкурсов, продолжительность.

Музыкальное сопровождение может быть под записи, но нужен опытный DJ с хорошим чувством настроений в зале. Это может быть живая группа, или просто саксофонист, могут быть вокалисты "под минусовку".

Сценарий мероприятия

Важный и ответственный момент, он составляется с участием именно персонального менеджера и должен учитывать массу обстоятельств.

Приведем пример такого сценария:

17:00 — сбор гостей
17:30 — приветствие
17:45 — первый тост
18:00 — первая подача блюд
18:30 — развлекательная программа
19:00 — танцы
19:30 — горячее
20:00 — конкурсы
21:00 — музыкальный блок
21:30 — торт
22:00 — финальная часть
22:30 — завершение

Оформление зала

Это иногда очень важно для общего настроения. Например, оформление столов, цветы, воздушные шары, баннеры, подсветка, свечи... наличие фотозоны...

Рассадка гостей

Также важный момент и тут надо составить схему: где родственники, где друзья и коллеги, дети. А где VIP-персоны?

Сложно? Да, непросто...

И это мы дошли только до середины... Представляете, каково будет вам, если вы все это решите провернуть самостоятельно? А фотограф и оператор видеосъемки... бармен и аниматоры... а фейерверк заказывать будем?

Контрольный чек-лист в день мероприятия

1. оформление готово;
2. столы сервированы;
3. аппаратура работает;
4. музыка проверена;
5. торт доставлен;
6. напитки охлаждены;
7. ведущий на месте;
8. фотограф приехал;
9. план рассадки установлен;
10. подарки подготовлены;
11. резервные микрофоны есть;
12. аптечка доступна.

Надеемся, специалисты все сделают, как положено и вам останется только наслаждаться праздником.

Удачи вам!

***