Банкеты, корпоративы, тимбилдинги...

Приближаются Новогодние праздничные мероприятия и организация банкета в Алматы, тимбилдинг на природе или корпоратив, приобретают все более актуальные нотки. Кто-то рассчитывает на свои силы, вероятно, считает, что это не так уж и сложно... кто-то просто хочет сэкономить. Но в конечном итоге каждый столкнется с тем, что по плечу лишь профессионалам.

Ведь организация даже самого простого банкета требует внимательного подхода к множеству деталей.

Определение формата и концепции

Тип банкета - это свадьба, юбилей, корпоратив, официальное или командообразующее мероприятие, фуршет или гала-ужин.
Концепция - это суть тематика, дресс-код, цветовая гамма, настрой и общий стиль мероприятия.

Подбор площадки и логистика

- Размер помещения, которое должно вмещать всех гостей с учетом зон для танцев, сцены, фотозон и других активностей.
- Если это мероприятие на природе, должны быть соблюдены определенные правила по комфортности и безопасности.
- Локация подразумевает удобство для гостей (наличие парковки, транспортной доступности).
- Оснащение, куда входит ряд параметров, например - кондиционирование, акустика, освещение, наличие технического оборудования.
- Продуманность и удобство для гостей, как добраться до места и как потом разъехаться
- Иногда требуется аренда специального транспорта для этих нужд.

Оформление, декор, техническое обеспечение

• Цветовые решения, мебель, скатерти, посуда, цветочные композиции должны гармонично отвечать настроению события. Фотозоны и элементы брендинга (например, на корпоративных банкетах).
• Необходимо наличие аудио- и видеосистем. Проекторы, экраны или LED-панели, если планируются презентации. Караоке, если это нужно. Освещение (декоративное, сценическое) играет существенную роль.

Программа мероприятия

• Продуманный тайминг - это четко продуманная и грамотно проведенная, вплоть до минут приветственная часть, основная программа, танцы, развлечения, финал.
• Приглашение ведущего (тамады), артистов, ди-джея, живой музыки. Организация конкурсов или выступлений (с учетом возрастной категории гостей).

Меню - закуски и напитки

Конечно, должно быть разработано разнообразное меню с учетом предпочтений гостей (вегетарианские блюда, диетические ограничения, аллергии). Часто надо учитывать этнические или ритуальные особенности и ограничения.

Не забудьте учесть напитки и их нюансы - алкогольные, безалкогольные, кофейно-чайные зоны, национальные, детские.

Возможность дегустации заранее, особенно если речь идет об редких или экзотических блюдах, об непривычной кухне.

Гости, бюджет, команда

1. Список гостей, количество приглашенных, возможные корректировки - это уже позволяет провести следующие подсчеты (составление сметы).

2. Составление бюджета, куда входит аренда зала, кейтеринг, декор, развлечения, техническое оборудование, услуги фотографов/видеографов, транспорт и непредвиденные расходы.

3. Риски и непредвиденные ситуации, как показывает практика, явления достаточно частые - это может быть тот самый пресловутый "человеческий фактор", а так же погодные условия, технические сбои и прочее. Необходимо учесть некоторые аспекты безопасности - охрана, или медицинские случаи (наличие медика, аптечки, ЧС в случае аллергических реакций и т.д.)

4. Основа успешного мероприятия, скоординированная команда профессионалов - это менеджеры мероприятия, декораторы, официанты, технические специалисты и т.д. Этот штат должен быть полным и продуманным.

Подведем итоги

Мы назвали самые обычные и очевидные вещи, которые решаются организаторами таких мероприятий как банкеты или подобное. Нам всем об этом также не мешает знать. Вполне вероятно, нас попросят оценить организацию и проведение всего этого, дать свой отзыв.

И если все сделано на высоком уровне, с учетом всех требований, с приятными сюрпризами, почему бы не сделать этого? Ведь можно стать постоянным клиентом и рассчитывать на определенные преференции.

Удачи всем нам!

***