С самых давних пор, на любом предприятии, что было самым запутанным, в чем разбирались лишь самые искушенные специалисты, и то, потратив десятки и сотни часов? Правильно - это кипы бумажных документов! Недаром возник такой емкий термин, как "бумажная волокита"... порою создавались целые комиссии, которые днями напролет изучали все эти бумаги, какого-нибудь сравнительно небольшого предприятия, и не факт, что удавалось во всем разобраться!
Решение этого вопроса было найдено достаточно давно - это перевод бумажного делопроизводства в электронный вид. Но только сегодня, когда IT-технологии сумели в достаточной мере обеспечить эти технические и программные возможности, начался реальный процесс цифровизации. Быстрый, надежный и удобный.
Электронный документооборот - ЭДО - позволяет максимально эффективно электронными средствами делать то, что раньше делали несколько человек, затрачивая десятки человеко-часов:
- Создание и регистрация документов;
- Организация движения и учета документов;
- Хранение документов - электронный архив.
Плюс, учитываем то, что человеку свойственно ошибаться (банальная описка, не там запятая, неразборчивый почерк), специализированное же программное обеспечение в принципе сводит возможности ошибки на нет.
Это достаточно востребованная отрасль в современной производственной деятельности и потому существует несколько разных предложений, от разных разработчиков. Но в силу нынешних обстоятельств, всем нашим компаниям стоит ориентироваться на отечественный продукт, увы - зарубежные разработчики ПО утратили репутацию надежных партнеров...
Российский разработчик систем автоматизации делопроизводства Этлас-Софт предлагает вам готовые решения. Например, платформа Этлас - это модульное программное обеспечение, которое может использоваться практически в любых уровнях сложности, от небольших масштабов малого и среднего бизнеса, до больших корпораций.
Все достоинства и преимущества очевидны: вам нужен всего лишь один подготовленный специалист (нормальное грамотное владение ПК), сам компьютер... программное обеспечение ЭТЛАС... и все. Можно забыть о шкафах с папками с надписями "Дело" или большие папки-регистраторы... дыроколы, ламинаторы, сканеры и копировальные аппараты... бесконечные поиски нужной накладной или справки...
Особенно это становится очевидным, когда происходят какие-нибудь проверки, те или иные отчетности.
Законодательство требует хранить старые документы определенное время - это уже само по себе доставляет неудобство. Но зачастую эти архивы требуются и для повседневной работы - не самый приятный труд копаться в сотнях пыльных бумажек! Использование электронного архива кардинально меняет всю ситуацию. Все тонны бумаги попросту умещаются на одну флешку... Электронный архив ЭТЛАС - гибкая система, которую легко адаптировать к любым задачам.
Естественно, все мы понимаем, что цифровизация, так или иначе, вытеснит бумажное делопроизводство. Автоматизация этих рабочих процессов попросту выгодна экономически, она надежна и можно сказать безупречна.
Успех, как обычно, зависит от своевременности внедрения этих современных принципов работы. Лучше сразу работать с цифровыми документами, нежели долго оцифровывать уже имеющиеся кипы документации. Здесь, как и везде, господствует принцип - кто раньше внедрит эти системы, тот и будет иметь безусловное преимущество перед конкурентами.
***